Des outils collaboratifs pour performer la conduite de projets et partager
Des espaces collaboratifs
La DSI apporte les solutions techniques pour créer des espaces de travail virtuel qui centralisent des outils liés à la conduite d’un projet et les met à disposition des agents ; ce sont des espaces collaboratifs, espaces de partage et d’échanges. L’objectif de ces derniers est de faciliter et d’optimiser la communication, la production et la coordination entre les différents métiers de la Collectivité. Près de 70 espaces collaboratifs fonctionnent ; les derniers mis en place sont utilisés pour le TCSP et la réalisation de la seconde ligne et pour la réalisation du nouveau Site Internet de la Communauté d’Agglomération.
Accéder à « son bureau » de n’importe quel poste informatique est possible pour tous les Agents de la Collectivité grâce au tunnel VPN SSL. Il est ainsi possible de se connecter au réseau de la Collectivité en toutes circonstances, par exemple, pour gérer les problèmes à distance, en cas de crise…
Un Extranet Interactif au service des communes
La DG Modernisation & Évaluation impulse et organise la modernisation du management et du fonctionnement de l’Administration, pour faire face aux mutations technologiques et anticiper les besoins. Dès 2007, la DG a conduit le chantier de la création d’un Extranet communautaire ; cet outil permettait essentiellement la circulation de l’information entre les élus et l’Administration, notamment lors de la préparation des Conseils Communautaires.
Les besoins et demandes des communes de Nîmes Métropole ont évolué ; aussi, un chantier de refonte de l’Extranet de la Communauté d’Agglomération a été lancé en 2012. Il a été proposé aux étudiants Master Communication de l’École des Mines d’Alès et du CELSA, de travailler en partenariat avec Nîmes Métropole, sur ce dossier. Comment faire de l’Extranet un outil performant de développement d’échanges et de coopération entre les 27 communes de Nîmes Métropole, élus et administration ? Le nouvel Extranet sera un espace collaboratif et interactif qui permettra d’une part de répondre aux besoins d’information et d’autre part de favoriser la collaboration, la communication et la coordination ; il constituera aussi un nouvel espace de création et d’innovation.
Avec ce nouvel outil, il s’agit de :
- Performer l’Administration des communes membres.
- Proposer en ligne aux communes, des services existants : mutualisation, plateforme des Services…
- Faire circuler l’information de manière fluide entre les 27 communes pour renforcer la communication avec les Services et entre eux, à l’échelle des 27 communes.
- Essaimer l’esprit mutualiste entre les communes et l’Agglomération.
- Participer au respect de l’environnement en diminuant les envois papier, une Collectivité éco-responsable, suivant la feuille de route Agenda 21.
La Communication Interne
Elle a pour mission d’expliquer les changements et de faciliter l’évolution des cultures internes. Elle est en charge : d’améliorer la diffusion de l’information au sein de la Collectivité, d’accompagner la modernisation de l’Administration pour une meilleure qualité de service public, parce que le dialogue et l’interactivité créés en interne, sont propices à l’identification des besoins réels des usagers, de fédérer les agents autour des projets et des réalisations de la Collectivité.