1. La dématérialisation des Assemblées : un levier de développement durable
Les Objectifs et les missions stratégiques du Pôle des Assemblées
Des missions traditionnelles
- Planification, préparation et organisation des séances des Conseils Communautaires.
- Publication du Recueil des actes administratifs tous les trimestres, en application du CGCT.
- Constitution du registre des actes contenant les délibérations conservées au sein du service, après chaque Conseil Communautaire.
- Retranscription du Procès-verbal intégral aux fins de conservation dans le mois qui suit la tenue de l’Assemblée.
Des missions liées à la dématérialisation
La dématérialisation des Assemblées, c’est : l’envoi dématérialisé des convocations aux Assemblées par le logiciel Ged Actes, avec accès aux délibérations à distance, l’installation d’outils informatiques (TBI, vidéoprojecteur), pour suivre la séance ; la transmission aux élus communautaires des Procès-verbaux sommaires des Conseils sur support électronique, ce dernier faisant l’objet d’un affichage ; le contrôle de légalité : envoi à la Préfecture par voie dématérialisée, lorsque cela est possible, de tous les actes réglementaires ; la mise en ligne sur l’Extranet des Délibérations exécutoires.
- Organisation et tenue des Commissions Administratives et permanentes par le logiciel Ged Actes, simplifiées.
- Réception des délibérations dématérialisées par GED&MAT.
- Réalisation des Ordres du Jour par le logiciel Ged Actes : numérotation automatique des délibérations.
- Envoi dématérialisé des convocations aux Commissions Administratives et Permanentes ainsi qu’aux Bureaux Communautaires.
- Envoi dématérialisé et sécurisé des convocations des Conseils Communautaires.
- Réalisation des projections pour les séances des Assemblées.
- Mise à disposition des Directions opérationnelles, de matériel permettant la tenue dématérialisée des Commissions Permanentes.
Quels sont les bénéfices de la dématérialisation ?
- Travail collaboratif facilité entre les Services et les « Assemblées ». Les services peuvent suivre leurs délibérations jusqu’au Conseil Communautaire, à partir de nimesdém@t.
- Sécurisation des actes car ils sont regroupés dans un seul site.
- Optimisation de l’organisation du travail.
- Gain de temps pour les Services communautaires, y compris les « Assemblées », et dans l’application des procédures.
- Réalisation d’économies, au niveau de la consommation de papier ainsi que de l’affranchissement des dossiers.
- Transparence accrue vis-à-vis du public, par l’installation d’un espace dédié dans la salle du Conseil Communautaire, avec projection de l’Ordre du Jour et des projets de Délibérations.
La Dématérialisation des procédures a été accueillie favorablement par les élus ; ils s’y sont rapidement adaptés.
Aller encore plus loin dans la démarche de dématérialisation
Avec l’implication du Pôle Assemblées, le logiciel Ged Actes a évolué courant 2012, puisqu’il a intégré la saisie des présences, des votes, la réalisation de la Délibération définitive et du Procès Verbal Sommaire. La publication des actes exécutoires dans l’extranet de Nîmes se fait ensuite automatiquement.
La démarche de dématérialisation se poursuivra avec la dématérialisation des Décisions en 2013 et celle des Arrêtés, en 2014.